Очередной этап проекта «Балтики» и «Монолит-Инфо» по созданию функциональности «личный кабинет» в рамках системы управления персоналом

Проект по внедрению функциональности «Личный кабинет», созданной на базе системы «Монолит: Персонал», является одним из стратегических проектов развития ИС в пивоваренной компании «Балтика», часть Carlsberg Group. Поставщик решения — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо».

«Личный кабинет» (ЛК) — это одно из направлений развития электронного сервиса для работников; он обеспечивает доступ сотрудников всех уровней компании к персональной информации в защищенном режиме, а также доступ руководителей подразделений разного уровня к информации о подчиненных сотрудниках, которая необходима для повышения эффективности управления персоналом.

Внедряемая на «Балтике» функциональность «Личный кабинет» —  это прикладное программное обеспечение, реализованное на основе использования возможностей системы «Монолит: Персонал» и корпоративного портала компании «Балтика», построенного на Microsoft SharePoint.

Ход и планы развития проекта

Работы по проекту были начаты в 2012 году с подготовки и согласования технического проекта, в рамках которого были определены требования службы персонала, содержание и очередность реализации функциональности.

В рамках первого этапа проекта реализована и внедрена функциональность «Личный кабинет» и «Кабинет руководителя», позволяющая с помощью портала Micosoft SharePoint 2010 отображать согласованный перечень данных о сотрудниках из системы «Монолит: Персонал», в том числе:

• Отображение прямой подчиненности сотрудников с их фотографиями
• Отображение дерева организационной  структуры предприятия и места сотрудника в нем  с указанием руководителей  работника (прямых и функциональных) и статуса самого сотрудника
• Отображение информации о графиках,  фактах, остатках по периодам собственных отпусков сотрудника, а также подготовка и печать заявлений на отпуск
• Отображение (для руководителей) информации о графиках, фактах, остатках отпусков нижестоящих подчиненных
• Отображение информации о  стаже сотрудника и его медицинских полисах (с возможностью оформления заявки на изменение параметров, получение дубликата и пр.)
• Отображение информации о персональных документах: паспорт, ИНН, пенсионное страховое свидетельство и т.д.
• Предоставление доступа к должностным инструкциям и другим документам с отметкой о факте ознакомления с ними

Авторизация пользователей на портале SharePoint осуществляется стандартными средствами Windows. Доступ к порталу получают только пользователи, зарегистрированные в AD корпоративной сети Балтики.

На втором этапе был решен вопрос с доступом сотрудников к содержанию расчетного листка, которое требует более серьезной защиты от несанкционированного доступа. Для обеспечения дополнительного уровня защиты был реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений.

Следующий этап развития функциональности «Личный кабинет» посвящен решению вопросов, связанных с организацией электронного архива документов на примере работы с трудовой книжкой (сканирование, хранение сканов страниц, возможность получения копии из «Личного кабинета» и пр.), что позволит в итоге  связать учетные данные системы «Монолит: Персонал» с реальными (бумажными) документами.

В настоящее время начаты работы по внедрению функциональности, обеспечивающей  поддержку следующих рабочих процессов:

• Оформление заявления на замену паспорта / международного паспорта РФ
• Оформление заявления на замену адреса регистрации
• Оформление заявления на замену  / получение дубликата СНИЛС
• Оформление заявления на изменение транслитерации ФИО
• Получение копии трудовой книжки
• Получение расчетного листка
• Ознакомление с должностными инструкциями и положениями об отделе

В дальнейшем предполагается постепенно расширять перечень информации, отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя».  Также  использовать принципы электронного документооборота можно для других задач в системе «Монолит: Персонал», в том числе:

• Обмен документами для оформления приема, перевода, увольнения
• Приказы на работу в выходные дни, на отгулы
• Информация по лимиту на питание
• Оформление справок, связанных с работой и материальной помощи
• Оформление корпоративных заявок на оформление СНИЛС и ДМС
• Приказы на командировки
• Приказы на поощрения / взыскания
• Заявки на резервирование помещений (переговорных)
• Закрепление и учет закрепленного IT оборудования и др.

Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• выполнена формализация требований службы персонала к архитектуре и принципам построения «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя»;
• разработана функциональность «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя» с использованием возможностей корпоративного портала «Балтики» на основе MS SharePoint, интегрированного с системой «Монолит: Персонал»;
• реализован механизм  двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений, обеспечивающий возможность дополнительной защиты наиболее «чувствительной» информации;
• обеспечена возможность подготовки ряда заявлений (на отпуск, на замену полиса ДМС и др.) самим сотрудником, что существенно снижает нагрузку на службу работы с персоналом;
• обеспечена возможность формирования электронного архива документов (на примере работы с трудовой книжкой);
• обеспечена расширяемость функциональности как в части отображаемой информации, так и в части перечня рабочих процессов, включаемых в электронный документооборот

Основные преимущества реализуемого решения

Реализуемая в рамках проекта функциональность полностью интегрирована с функционалом системы «Монолит: Персонал», что обеспечивает непротиворечивость информации и исключает двойной ввод.

Используемые при разработке подходы позволяют обеспечить актуальность всей отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя» информации и возможность сотрудникам компании самостоятельно получать информацию и выполнять некоторые действия  в режиме реального времени. По мере расширения функциональности проекта с сотрудников службы персонала будут во все большей степени сниматься многочисленные рутинные работы по подготовке справок и заявлений, что позволит им сосредоточиться на существенно более важных вопросах управления персоналом.

Светлана Ефремова, начальник департамента трудовых отношений и социального партнерства компании «Балтика»:

«Самостоятельный доступ работника к персональной рабочей информации в личном кабинете обеспечит развитие электронного сервиса в HR процессах, оптимизирует HR-сервис и позволит уменьшить число обращений в отделы по работе с персоналом и повысить качество и сроки выполнения таких запросов». Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».

***

Пивоваренная компания «Балтика», часть Carlsberg Group — один из крупнейших производителей товаров народного потребления России, с 1996 года — №1 на российском рынке пива. «Балтике» принадлежат 10 заводов в России, широкий портфель брендов. Компания является значительной частью Carlsberg Group и её региона Восточная Европа, к которому также относятся Азербайджан, Беларусь, Казахстан, Украина и Узбекистан. Пивоваренная компания «Балтика» – ведущий экспортер российского пива: продукция «Балтики» представлена в более чем 75 странах мира, на долю компании приходится 70% всех экспортных поставок российского пива. Бренд «Балтика» занимает первое место по продажам в Европе (Euromonitor). Также, бренд «Балтика» — первый среди FMСG брендов и единственный пивной бренд, вошедший в десятку рейтинга «Самые ценные российские бренды» (Interbrand 2013).

За дополнительной информацией просьба обращаться в пресс-службу компании + 7 812 326 66 37, pr@baltika.ru

Компания «Монолит-Инфо» (Санкт-Петербург) основана в 1991 году. Компания специализируется на разработке и внедрении корпоративных информационных систем, предлагая решения на базе собственной платформы «ERP Монолит». Решения «Монолит-Инфо» ориентированы главным образом на предприятия пищевой, химической и целлюлозно-бумажной отраслей промышленности, а также крупные дистрибьюторские фирмы. Компания успешно работает в России, странах СНГ. В число клиентов Монолит-Инфо входят крупные российские и зарубежные пивоваренные компании, такие как «Балтика», «Славутич», «Очаково»; предприятия пищевой («Келлогг Рус»), а также многие другие.

Адрес: РФ, 191123, Санкт-Петербург, ул. Рылеева, 29, тел. +7-(812)-334-9595, http://www.monolit.com

За дополнительной информацией просьба обращаться к Алексею Жигулеву, коммерческому директору компании «Монолит-Инфо», +7 812 334 95 95